Assistante fédérale et administrative

🌍 À propos de la Fédération Internationale Action dans le Monde

Depuis 2005, Action dans le Monde (ADM) agit pour un humanitaire accessible à tous, en promouvant la solidarité, la dignité humaine et le développement durable à travers le monde. La Fédération Internationale Action dans le Monde (FIADM) coordonne les actions des différentes structures du réseau ADM — ONG, Institut, programmes humanitaires et projets éducatifs — et porte leur voix sur la scène internationale à travers ses pôles de Plaidoyer, Formation, et Coopération.

La FIADM développe une approche fédérale moderne, fondée sur la transparence, la solidarité inter-associative et la responsabilité partagée.Elle agit comme un véritable pont entre les acteurs du terrain et les décideurs internationaux.

🎯 Description du poste

L’Assistante fédérale et administrative occupe un rôle central au sein de la Fédération. Elle assure la coordination quotidienne des activités du siège, le lien entre les pôles internes, et le contact direct avec les membres, antennes et partenaires. Sous la supervision directe de la Direction Générale, elle contribue à la fluidité des échanges, à la bonne organisation du travail fédéral et à la cohérence des actions menées à l’échelle internationale.

⚙️ Missions principales

🪴 Accueil et communication

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique des interlocuteurs (membres, partenaires, institutions).

• Gérer la réception, le tri et la diffusion des courriers et messages internes.

• Informer, orienter et faciliter la communication entre les pôles et les antennes.

🗂️ Administration et coordination

• Organiser les réunions internes (préparation, comptes rendus, suivi).

• Tenir à jour les agendas, bases de données et registres fédéraux.

• Assister la direction dans la gestion administrative et documentaire quotidienne.

• Suivre la logistique (réunions, déplacements, événements).

💬 Appui à la direction et aux pôles

• Soutenir la Directrice Générale dans la planification des activités.

• Faciliter les échanges entre les départements Plaidoyer, Observatoire, Programmes et Communication.

• Contribuer à la mise à jour des documents officiels, lettres, rapports et supports fédéraux.

🧭 Profil recherché

🎓 Formation & expérience

• Formation en secrétariat, gestion administrative, communication ou équivalent.

• Une expérience au sein d’une ONG, fédération ou structure associative est un atout.

• Très bonne maîtrise du français écrit et oral ; l’anglais est un plus.

• Bonne connaissance des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Google Drive, Canva, etc.).

🎓 Formation & Niveau d’études

• Bac +3 minimum (Licence ou équivalent) dans l’un des domaines suivants :sciences politiques, relations internationales, droit, communication, gestion associative, économie sociale, études humanitaires, management de projet, etc.

• Une spécialisation complémentaire (Master, certificat, autre diplôme professionnel) est un atout selon le poste (direction, plaidoyer, administration, etc.).

💼 Expérience professionnelle

• Minimum 3 ans d'expérience dans un secteur pertinent :ONG / OSI, plaidoyer, gestion de projets internationaux, communication institutionnelle, gestion financière, gouvernance associative, direction ou coordination de réseau, etc.

• Expérience opérationnelle ou stratégique avérée.

• Expérience multi-acteurs ou institutionnelle fortement appréciée.

🌍 Compétences linguistiques

• Trilingue impératif : français, anglais, espagnol(Maîtrise écrite et orale exigée, niveau minimum C1 dans les trois langues).

• La maîtrise d’une quatrième langue (arabe, portugais, chinois...) est un atout dans une organisation internationale.

💼 Compétences et qualités

• Rigueur, sens de l’organisation et gestion des priorités.

• Discrétion, fiabilité et esprit de service.

• Excellente communication et aisance relationnelle.

• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe multiculturelle.

• Adhésion pleine aux valeurs de solidarité, d’inclusion et de respect défendues par la FIADM.

🧠 Compétences transversales

• Connaissance des normes associatives françaises et/ou internationales.

• Maîtrise des outils collaboratifs (Google Workspace, Trello, Notion, plateformes visio, etc.).

• Autonomie, rigueur, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

• Solide éthique professionnelle, sens du devoir collectif.

• Excellentes capacités de rédaction, d’analyse et de synthèse en français et en anglais.

❤️ Soft skills essentiels

• Sens de la diplomatie, écoute, intelligence interculturelle.

• Capacité à représenter dignement une structure à l’échelle internationale.

• Agilité dans des contextes incertains, capacité à travailler sous pression.

• Engagement sincère envers la solidarité, les droits humains, l’inclusion.

📍 Disponibilité & Mobilité

• Déplacements ponctuels possibles en Europe et à l’international (2-3 fois par an au départ).

• Flexibilité horaire lors de missions avec partenaires internationaux.

🔒 Conditions préalables obligatoires

• Absence de conflit d’intérêt avec l’ONG ou un membre associé.

• Aucune condamnation incompatible avec les fonctions exercées (fraude, harcèlement, abus...).

• Signature obligatoire de :

  • la Charte Internationale des Valeurs ADM

  • l'engagement de confidentialité, loyauté et réserve

• Acceptation du fonctionnement collégial, éthique et non-partisan de la FIADM.

🧪 Processus de recrutement imposé

1. Pré-sélection : CV + lettre de motivation + test linguistique (FR-EN-ES).

2. Évaluation technique :

   • test de compétences (exemples : plaidoyer, analyse, gestion, etc.),

   • exercice écrit (note, communiqué, rapport…),

3. Entretien structuré en visio :

   • mise en situation réelle,

   • évaluation valeurs / posture / vision.

4. Vérification de 2 références professionnelles minimum (au moins 1 récente).

   
   

🕊️ Pourquoi rejoindre la FIADM ?

• Intégrer une organisation internationale à impact humain et social fort.

• Participer à la structuration d’une fédération en pleine expansion.

• Travailler au contact direct de la direction et des pôles stratégiques.

• Évoluer dans un environnement ouvert, solidaire et formateur.

📨 Candidature

Merci d’envoyer votre CV et une lettre de motivation à :

📧 recrutement@actiondanslemonde.org

en précisant l’objet : “Candidature – Assistante fédérale et administrative FIADM”.