Chargé(e) d'accueil et assistant(e) administratif(ve) des services

DESCRIPTION DU POSTE

Le Chargé(e) d’Accueil et Assistant(e) Administratif(ve) des Services joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’ONG en assurant l’accueil des visiteurs, la gestion des communications et le soutien administratif aux différents services.

1. Accueil et gestion des communications

   • Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires de l’ONG.

   • Réceptionner et trier les courriers et emails entrants.

   • Rédiger et envoyer les réponses adaptées aux différentes demandes (bénévoles, partenaires, candidats, etc.).

   • Organiser et gérer une base de contacts.

2. Assistance administrative aux services

   • Soutenir les différents services de l’ONG (RH, Communication, Finances, Programmes) dans leurs tâches administratives.

   • Assurer la gestion documentaire : classement, archivage et mise à jour des fichiers.

   • Préparer des documents et supports pour les réunions et événements internes.

   • Gérer les stocks de fournitures et assurer le réapprovisionnement.

3. Coordination et suivi des activités

   • Suivre les inscriptions et échanges pour les événements et missions humanitaires.

   • Aider à la planification des réunions et rédiger les comptes rendus.

   • Assurer un suivi des tâches administratives en lien avec les partenaires et prestataires.

   • Effectuer des relances administratives si nécessaire.

4. Soutien logistique et organisationnel

   • Assurer la préparation et l’organisation des réunions et événements internes.

   • Gérer la réservation et l’aménagement des salles de réunion.

   • Coordonner la logistique des déplacements professionnels si besoin.

PROFIL RECHERCHE

Formation et expériences

• Bac+2 minimum en gestion administrative, communication, secrétariat, assistanat de direction ou tout autre domaine pertinent.

• Expérience en gestion administrative, accueil ou secrétariat appréciée.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Excellente maîtrise du français, avec de bonnes capacités rédactionnelles.

• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Google, Microsoft Office, outils CRM).

• Bon relationnel et capacité à interagir avec différents interlocuteurs.

• Excellente organisation et gestion des priorités.

• Rigueur, autonomie et réactivité.

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

• Polyvalence et esprit d’initiative.

CONDITIONS ET MODALITES

• Rémunération : À définir selon expérience et qualifications.

• Disponibilité : Temps plein en présentiel.

• Début du poste : Dès que possible.